COMO CONSTITUIR Y MATRICULAR UN EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO.

¿QUE ES UNA EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO?

Es una organización económica productiva, cuyos asociados aportan su
capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al
servicio de la organización una tecnología o destreza u otros activos
necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las
empresas asociativas de trabajo tienen como objetivo la producción,
comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar
o la prestación de servicios individuales o conjuntos de sus miembros.
¿Cómo se constituye una empresa asociativa de trabajo?
Una empresa asociativa de trabajo se puede constituir:
* Por acta de constitución junto con los estatutos.
* Por escritura pública.
* Por documento privado.
Por acta de constitución.
De la reunión donde se decida crear la empresa asociativa de trabajo,
se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de
constitución”, que debe contener:
* Los estatutos que van a regir la entidad, con los requisitos que más
adelante se señalan, pueden estar insertos en el acta o en documento
anexo.
* Los nombramientos de los órganos de administración.
* Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de
la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante juez o
notario, o con presentación ante el funcionario autorizado por la
cámara de comercio.
Constitución por documento privado.
Cuando la empresa se constituye por documento privado, todos los
asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que
debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se
señalan. Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con
presentación personal ante el funcionario autorizado de la cámara de
comercio por todas las personas que firmen como asociados o
fundadores.
Por escritura pública.
Cuando la empresa se constituye por escritura pública, todos los
asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma
personal o mediante apoderado a otorgar el instrumento público que
debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante
señalan.

¿QUE DEBE CONTENER EL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÒN?

* Nombre y apellidos, identificación y domicilio de los asociados.
* Denominación o razón social, seguido de la expresión “empresa
asociativa de trabajo” o “EAT”.
* Domicilio principal: ciudad o municipio escogido para desarrollar la
actividad de la empresa asociativa de trabajo.
Si en el acto de constitución se establecen sucursales se debe indicar
el municipio donde estarán ubicadas.
* Objeto social: una enunciación clara y completa de las actividades
principales.
* Vigencia o término de duración: indicar la fecha exacta de
terminación de la empresa asociativa de trabajo.
* Aportes: Es el monto total que se aporta y la forma en que están
distribuidos individualmente. Los aportes pueden ser:
> Aporte laboral.
> Aporte laboral adicional.
> Aporte en dinero, bienes, etc.
Tenga en cuenta que en las empresas asociativas de trabajo siempre
debe existir un aporte laboral de cada asociado.
* La forma de administración: establecer en forma clara y precisa la
forma de administración de los negocios sociales, con indicación de
las atribuciones y facultades de los representantes legales. La ley
señala que el representante legal será el director ejecutivo.
* Causales de disolución: enunciar las causales de disolución
anticipada de la empresa asociativa de trabajo.
* Época y forma de convocar a la asamblea de asociados a sesiones
ordinarias y extraordinarias (Indicar con cuántos días se citará o
convocará a la reunión, medio que va a ser utilizado para citar a
reuniones, es decir, carta, telegrama, llamadas telefónicas, etc., y
la persona u órgano que debe realizar la convocatoria, por ejemplo el
director ejecutivo, el revisor fiscal, si lo hubiere).
* Nombramientos: el nombre y apellidos, e identificación de los
representantes legales.
* Cláusula compromisoria: se sugiere la siguiente redacción:
“Toda controversia o diferencia relativa a este contrato y a su
ejecución, liquidación o interpretación, se resolverá por un tribunal
de arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje
y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, de acuerdo con las
siguientes reglas:
1. El tribunal está integrado por (número impar de árbitros),
designados por la Cámara de Comercio de Bogotá.
2. El tribunal decidirá en derecho o en equidad.

¿DONDE SE DEBE MATRICULAR LA EMPRESA?

La solicitud de matrícula de la empresa y la inscripción del acta de
constitución debe solicitarse en la cámara de comercio de la
jurisdicción donde va tener su domicilio principal.
Si la sociedad está localizada en Bogotá o el cualquiera de los
municipios que se señalan en la respectiva Guía del Registro
Mercantil, se matriculará en cualquiera de las sedes de la Cámara de
Comercio de Bogotá.

¿CÒMO EFECTUAR EL REGISTRO Y LA MATRICULA DE LA EMPRESA?

* Una vez otorgada el acta de constitución o el documento privado o la
escritura pública en la notaría correspondiente, se debe presentar en
la cámara competente el documento, junto con el Registro Único
Empresarial (RUE) de empresa asociativa de trabajo. Evite tachones y
enmendaduras (se recomienda leer las instrucciones del formulario,
antes de diligenciarlo).
* Diligenciar el formulario adicional de registro para fines
tributarios, con el propósito de tramitar el Número de Identificación
Tributaria (NIT), quedar inscrito en el Registro Único Tributario
(RUT) que lleva la DIAN y en el Registro de Información Tributaria
(RIT) que lleva la Secretaría de Hacienda del Distrito si fuere el
caso.
* Cancele el valor de los derechos correspondientes a la inscripción
del documento y por razón de la matrícula, los cuales liquidará el
cajero, con base en capital inicial de la empresa, en cualquiera de
nuestras sedes.
* La inscripción del acta, del documento privado o de la escritura de
constitución causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del
departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogotá, en una
tarifa del 0,7% sobre el valor del capital aportado en dinero o en
bienes.
Importancia de la Matrícula y del Registro.
* Permite cumplir con los deberes del comerciante.
* Con el certificado expedido por la cámara acredita la existencia de
la empresa y los nombres de los administradores (representantes
legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).
* La Matrícula es una fuente de información comercial a la cual pueden
acudir quienes deseen conocer datos de la empresa, como actividad
comercial, referencias, solvencia económica y patrimonio.
* Impide que otras personas jurídicas (sociedades, empresas
unipersonales o establecimientos de comercio) con un nombre igual o
similar puedan matricularse en esta cámara.
* Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
* Permite ingresar a la base de datos de la Cámara de Comercio de
Bogotá.
* Facilita la obtención de préstamos en el sector financiero.
* Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y
Comercio.
* Facilita la celebración de negocios con los sectores público y
privado.

¿CUANDO DEBE RENOVARSE LA MATRICULA DE LA EMPRESA?

Entre enero y marzo de cada año debe renovarse la Matrícula, para
obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones
legales.
Para la Renovación, es necesario diligenciar el formulario Registro
Único Empresarial (RUE) correspondiente, presentarlo en cualquiera de
nuestras sedes y cancelar allí los derechos de ley. Recuerde que la
información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de
diciembre del año inmediatamente anterior.
Modificación de la información de la Matrícula
Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario Registro
Único Empresarial (RUE), debe solicitarse por escrito en las
ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes.
En los casos que la modificación recaiga sobre la situación
financiera, deberá diligenciarse un nuevo formulario que informe el
estado actualizado de estos datos, y demás se debe acompañar
certificación o balance suscrito por contador público.
La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras
sedes donde se debe cancelar el valor los derechos autorizados por la
ley.
Si lo desea, puede utilizar los formatos de modificación de
información, que gratuitamente le suministra la Cámara de Comercio de
Bogotá.
Recomendaciones:
* Verificar, antes de asignarle nombre a la empresa que en esta cámara
de comercio no se encuentre registrado un nombre igual o similar al
escogido.
* Recuerde que la razón social siempre debe ir acompañada de la
denominación “empresa asociativa de trabajo”, o su abreviatura EAT.
* Tenga en cuenta que las empresas asociativas de trabajo deben tener
como objeto social la producción, comercialización o distribución de
bienes básicos de consumo familiar, o la prestación de servicios en
forma individual o conjunta encaminada a la producción,
comercialización y distribución de bienes de consumo familiar.
* Recuerde que las empresas asociativas de trabajo deben contar como
mínimo con tres socios y máximo con diez asociados cuando su objeto
social sea la producción de bienes. Cuando se trate de empresas de
servicios, el número máximo será de veinte asociados.
* Si el representante legal designado no compareció a la firma del
acto de constitución personalmente o por medio de apoderado, debe
presentarse el escrito en que conste su aceptación al cargo y número
de documento de identificación.
* El acta de constitución debe tener reconocimiento ante juez o
notario, o en su defecto debe ser presentada personalmente ante el
secretario de la cámara de comercio, por una de las personas que
actuaron como presidente o secretario de la reunión o por sus
otorgantes.
* En caso de aportes de inmuebles por parte de alguno de los
asociados, se debe acreditar el pago del impuesto de registro y elevar
a escritura pública el acto de constitución.
* Las empresas asociativas de trabajo nacen a la vida jurídica desde
su inscripción en la cámara de comercio, pero debe presentarse ante la
Subdirección de Trabajo Asociativo e Informal del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social, el certificado de existencia y
representación legal expedido por la cámara de comercio y copias
auténticas del acta de constitución y los estatutos. Este trámite debe
surtirse dentro de los 15 días siguientes a su registro, previa
solicitud del director ejecutivo de la empresa.
Recuerde que:
* Una vez inscrita y matriculada la empresa, debe inscribir los libros
de contabilidad y los libros de actas de la empresa.
* Si la empresa asociativa de trabajo tiene su domicilio en un
municipio distinto a Bogotá, deberá realizar la inscripción en el
registro local del impuesto de industria y comercio en la
correspondiente alcaldía municipal.
* Realizar los trámites de seguridad laboral e industrial, ante:
> Entidades promotoras de salud.
> Cajas de compensación familiar.
> Ministerio de Trabajo.
> Ministerio de Salud.
Solicitar la licencia ambiental ante el DAMA, si es del caso, o ante
la CAR, si se va a desarrollar la actividad en un municipio de
Cundinamarca.